Como enviar ficheiros PDF grandes por e-mail
O e-mail e os ficheiros PDF parecem ser a combinação perfeita - todos têm e-mail e todos podem abrir um PDF - mas enviar ficheiros grandes por e-mail nem sempre é fácil.
NESTE GUIA, VAI LER AS 4 OPÇÕES PARA ENVIAR UM PDF GRANDE POR CORREIO ELECTRÓNICO:
1. Smash
Se trabalha com PDFs (Portable Document Format), é provável que já tenha tido problemas com o tamanho dos ficheiros. Não demora muito até que o ficheiro que criou seja demasiado grande para ser anexado a um e-mail e o temido aviso "demasiado grande para enviar" apareça no seu ecrã. Uma vez que os PDFs são uma parte importante de muitos fluxos de trabalho profissionais e criativos, tem de haver uma solução.
Eis quatro formas de enviar um PDF de grandes dimensões por correio eletrónico que podem funcionar para si.
1. Smash: O melhor serviço de transferência de ficheiros online para PDF
Um serviço de transferência de ficheiros como Smash (a melhor alternativa à WeTransfer) é a primeira escolha para muitas pessoas que têm de enviar um grande ficheiro PDF por correio eletrónico. Alguns passos simples
clique ou toque para selecionar o PDF no seu dispositivo.
introduzir o endereço de correio eletrónico de um destinatário
clicar em enviar
o seu ficheiro está a caminho.
É fácil, rápido e fiável, e estas são exatamente as qualidades que os criadores profissionais de PDF procuram quando transferem ficheiros de grandes dimensões. Com Smash, não há limites para o tamanho do ficheiro PDF que pode enviar. Também pode copiar e colar um link de partilha com facilidade, e até é amigo do ambiente.
Smash transfere PDFs por correio eletrónico no ambiente de trabalho Mac, em dispositivos iOS e Android e através do sítio Web Smash . Graças ao seu novo add-in para Outlook agora até pode enviar por correio eletrónico os seus ficheiros de grandes dimensões, como os ficheiros PDF, sem sair de Outlook. Sem limites de tamanho de ficheiro, como sempre!
Independentemente da forma como envia os seus ficheiros PDF com Smash, a experiência é a mesma: suave, simples e extremamente rápida. Além disso, se a sua empresa depende do carregamento e da partilha de ficheiros PDF de grandes dimensões como parte dos fluxos de trabalho diários, a APISmash proporciona uma forma simples de integrar a partilha de ficheiros na sua pilha a preços económicos - na verdade, pode começar a utilizar a API Smash com uma avaliação gratuita de 14 dias, sem necessidade de cartão de crédito.
2. Comprimir o ficheiro PDF
Comprimir o seu PDF para que seja suficientemente pequeno para anexar a um e-mail é um dos métodos que a Adobe, a empresa por detrás do omnipresente formato de ficheiro PDF (Portable Document Format), recomenda para garantir que o seu e-mail chega onde deve chegar. A Adobe até oferece uma ferramenta de compressão de PDF gratuita que pode pegar num ficheiro PDF grande e reduzi-lo em tamanho sem perder a qualidade do ficheiro. A ferramenta permite-lhe escolher entre os níveis de compressão Alto, Médio ou Baixo e calcula o tamanho do ficheiro resultante, para que possa apaziguar os deuses do Gmail.
A desvantagem? Bem, a ferramenta de compressão gratuita tem um limite máximo de 2 GB, por isso, se o seu ficheiro PDF já for maior do que isso, está sem sorte. É claro que a Adobe tem todo o gosto em vender-lhe uma subscrição do software Acrobat Pro, que lhe permitirá ajustar a qualidade das imagens e comprimir o seu grande ficheiro PDF em algo mais manejável, mas será que quer mesmo subscrever um software só para colocar um ficheiro onde ele precisa de estar? Acrescente a isto o facto de muitos ficheiros PDF comprimidos acabarem por ter um aspecto bastante fraco no que diz respeito à qualidade da imagem e do texto, e comprimir o ficheiro nem sempre é uma boa solução.
3. Carregue para o seu Cloud Storage e partilhe uma ligação
Outra alternativa recomendada pela Adobe é carregar o seu ficheiro para uma solução de armazenamento cloud e partilhar uma ligação por correio electrónico. Isto resolve o problema do "anexo demasiado grande", uma vez que só está a partilhar uma hiperligação e também é provável que já tenha acesso a um serviço cloud . O Google Drive, o Microsoft One Drive, o Apple iCloud ou o Dropbox são todos nomes conhecidos e carregar um ficheiro PDF grande para qualquer um deles e partilhar uma ligação é muito fácil.
No entanto, pode deparar-se com problemas em algumas frentes. Por exemplo, o espaço de armazenamento: quase todos estes serviços têm limites rígidos para a quantidade de dados que pode armazenar na sua unidade cloud e, se atingir esse limite, não poderá partilhar o último ficheiro PDF de grandes dimensões. Também pode deparar-se com problemas de velocidade, uma vez que os fornecedores de cloud não dão prioridade às suas transferências em relação às dos clientes empresariais de maior dimensão. E depois há a questão do acesso: a ligação que partilha tem de ser a correcta para a pessoa e o ficheiro em questão. Deve partilhar uma ligação para um PDF que só pode ser visualizado online ou quer que a pessoa possa descarregar o ficheiro? Vai partilhar uma pasta ou apenas um ficheiro individual? E o que acontece quando já não precisa do ficheiro: é automaticamente apagado ou fica a ocupar espaço na sua unidade para sempre?
4. Dividir o PDF em partes mais pequenas
Se o seu PDF for demasiado grande para enviar numa única mensagem de correio electrónico, talvez seja melhor tentar enviá-lo em várias mensagens. Uma das grandes vantagens do formato PDF é a possibilidade de dividir um ficheiro em partes mais pequenas com apenas alguns cliques ou arrastando e largando páginas seleccionadas. Se o seu grande ficheiro PDF puder ser rapidamente dividido em três ou quatro ficheiros PDF não tão grandes, poderá enviá-los como anexos de mensagens de correio electrónico individuais.
Embora isto leve o seu ficheiro PDF de grandes dimensões para onde tem de ir, tem a complexidade adicional de enviar vários e-mails. Ficheiro Importante 1 de 4, Ficheiro Importante 2 de 4... isto não dá uma imagem muito profissional ao seu trabalho árduo. Também pode achar que dividir o ficheiro é óptimo para documentos de texto simples ou PDFs onde existem divisões claras em termos de capítulos ou secções; de facto, enviar a Secção 1 e a Secção 2 em e-mails separados pode fazer todo o sentido. Mas se o seu ficheiro não for facilmente dividido em secções coerentes ou se existirem muitas imagens que terá de cortar para fazer a divisão, isto pode estar longe de ser o ideal.
Conclusão
Qual é a melhor forma de enviar um ficheiro PDF de grandes dimensões por correio electrónico? Numa palavra: Smash.
Smash é rápido, fiável, fácil, amigo do ambiente e robusto. É também a escolha de criativos e profissionais de todo o mundo que precisam de enviar grandes ficheiros PDF para onde são necessários por correio electrónico. Com uma interface fácil de utilizar, aplicações móveis para Android e iOS e a APISmash para programadores que necessitem de facilitar transferências de PDF de grandes dimensões como parte dos seus fluxos de trabalho existentes, existe uma opção Smash para todos. Não há limites de tamanho de ficheiro, pelo que, independentemente do tamanho do seu ficheiro PDF, pode transferi-lo em segundos com Smash.
Precisa de enviar ficheiros PDF de grandes dimensões?
Utilize Smash, não há limites de tamanho de ficheiro, é simples, rápido, seguro e gratuito.
