Como enviar gravações de videoconferências?
As gravações de videoconferências podem ser muito sensíveis e requerem uma partilha segura e atempada num ambiente profissional. O Smash é o melhor serviço para transferir vídeos. É uma solução rápida, segura, fiável, simples e gratuita!
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NESTE GUIA, EXPLICAMOS TRÊS OPÇÕES PARA ENVIAR GRAVAÇÕES DE VIDEOCONFERÊNCIAS:
1. Utilizar a funcionalidade de partilha de gravações integrada nas aplicações de videochamadas.
2. Enviar gravações através de um serviço de transferência de ficheiros.
3. Partilhar gravações com um serviço de partilha de vídeos.
As videoconferências costumavam ser o tema de filmes de ficção científica. No entanto, hoje em dia, é uma interação normal e diária graças às várias ferramentas de videoconferências existentes.
Neste artigo apresentaremos algumas sugestões para partilhar gravações de videoconferências realizadas com as quatro plataformas de videoconferência mais populares.
Enviar gravações do Teams
A funcionalidade de videoconferência da Microsoft Teams é uma das mais utilizadas desta plataforma, sendo que quase 300 milhões de profissionais usam-na todos os dias durante o dia de trabalho.
É muito fácil enviar gravações do Teams, mas primeiro deve decidir se pretende mandar estes vídeos grandes para uma pessoa dentro ou fora da sua organização.
Enviar gravações do Zoom
O Zoom é um serviço de videoconferência americano, que se tornou um dos serviços mais populares durante a pandemia de Covid-19. Após a gravação de reuniões nesta plataforma, basta seguir alguns passos para poder enviar gravações do Zoom a quem quiser. De facto, com o Zoom é muito fácil realizar reuniões online e videoconferências.
Enviar gravações do GoTo Meeting
O GoTo Meeting é um dos serviços de videoconferência mais populares do mundo. Se desejar enviar gravações do GoTo Meeting, tem quatro opções diferentes, fáceis e rápidas.
Enviar gravações do Google Meet
A Meet é a plataforma de videoconferência da Google e, é claro, uma das mais populares e utilizadas tanto para fins pessoais como profissionais. Será fácil enviar gravações do Google Meet se recorrer a uma das três melhores alternativas que escolhemos para si.
No entanto, poderá surgir um problema na altura de enviar gravações de videochamadas. O que deve fazer para enviar arquivos de vídeo tão grandes? Continue a ler para ver o processo de envio de ficheiros.
Por que é tão difícil enviar gravações de videoconferências?
Precisaríamos de muito tempo para enumerar todas as ferramentas de videoconferência existentes. Para além das plataformas mais famosas dos gigantes da tecnologia como a Google (Meet), Microsoft (Teams) e Zoom, há uma grande variedade de outras aplicações ou aplicativos que permitem realizar videoconferências através de chamadas individuais ou em grupo.
Existem vários exemplos dessas ferramentas como o Slack com o Huddles e o Discord, uma plataforma em ascensão, que também tem a sua própria funcionalidade de conversação por vídeo. Num mundo em que o teletrabalho e as teleconferências são o novo normal, quase todas as pessoas estão habituadas a conversar cara a cara sem estarem no mesmo espaço físico.
Como enviar gravações de reuniões por email?
Partilhar as gravações de reuniões online com pessoas externas à organização pode ser uma dor de cabeça, e não só porque o Carlos do departamento de Contabilidade faltou à reunião e na hora passada já lhe enviou três emails a pedir a ligação para a videoconferência.
Uma das razões pelas quais a partilha destas gravações pode ser um incómodo é porque os ficheiros de vídeo são demasiado grandes para serem anexados a um email. Com o aumento exponencial da qualidade das imagens do software de videoconferências que pode gravar vídeos de qualidade superior e de alta definição, também aumentou o tamanho dos ficheiros ou arquivos das gravações das reuniões.
Desta forma, qual é a melhor solução para compartilhar ficheiros de 500MB ou 1 GB para poder enviar as gravações das suas reuniões e fazer com que o Carlos pare de o importunar?
Três formas de enviar gravações de videoconferências a pessoas externas à organização
Existem três formas muito simples de partilhar ficheiros de videoconferências:
Utilizar a funcionalidade de partilha de gravações integrada nas aplicações de videochamadas.
Enviar gravações através de um serviço de transferência de ficheiros.
Partilhar gravações através de um serviço de partilha de vídeos.
Em seguida, analisaremos cada uma destas opções, explicando o seu funcionamento e indicando as respetivas vantagens e desvantagens.
1. Utilizar a funcionalidade de partilha de gravações integrada nas aplicações de videochamadas
Quase todas as aplicações de videochamadas oferecem a possibilidade de guardar uma gravação da chamada, quer no próprio dispositivo, quer na nuvem, e depois partilhá-la com uma funcionalidade integrada para partilhar arquivos.
Embora o processo possa ser diferente dependendo da aplicação e das suas próprias características específicas, existe normalmente uma série de passos semelhantes aos que seguem os utilizadores do Google Meet para enviar gravações do Google Drive:
Localize a gravação da videoconferência na pasta do Google Drive O meu disco > Gravações do Meet.
Selecione o ficheiro, clique com o botão direito do rato e escolha Partilhar.
Escolha entre enviar uma ligação por email a partir do Google Drive ou clique no ícone Ligação para copiá-la para um email ou mensagem instantânea.
Quando o destinatário receber a ligação, poderá transferir o ficheiro e reproduzi-lo no seu dispositivo ou visualizá-lo no navegador. A Google, à semelhança de outros prestadores deste serviço como a Microsoft e o Zoom, recomenda transferir os ficheiros e reproduzi-los localmente para obter os melhores resultados, principalmente as gravações de videoconferências mais longas com arquivos maiores.
Vantagens: este método permite partilhar as gravações de videoconferências de forma fácil e rápida, aproveitando o espaço na nuvem que já está provavelmente a pagar.
Desvantagens: terá de pagar pelo espaço de armazenamento das gravações e, se ficar sem esse espaço, deixará de poder partilhar as gravações. Na verdade, é possível que também não possa realizar novas gravações!
2. Enviar gravações através de um serviço de transferência de ficheiros
Um serviço de transferência de ficheiros é um aplicativo que foi criado especificamente para os usuários que precisam de enviar arquivos entre dispositivos.
A sua razão de ser deriva do facto de os serviços de email imporem limites rígidos ao tamanho dos anexos, normalmente cerca de 20MB.
Quaisquer arquivos maiores cujo tamanho excede este limite não podem ser enviados por email, o que faz com que seja muito difícil mandar gravações de videoconferências entre 250MB e 2GB para o seu destino, a menos que utilize um serviço de transferência de ficheiros.
Todos os serviços de transferência de arquivos têm os seus próprios processos, mas em geral, são muito semelhantes: o procedimento consiste em clicar, selecionar, gerar uma ligação e copiá-la para um email ou mensagem instantânea. No caso do Smash, o funcionamento é o seguinte:
Aceda ao website do Smash.
Clique no ícone no centro da página e selecione o ficheiro a partir do ambiente de trabalho.
Introduza o seu endereço de email e clique em Obter uma ligação.
Também pode personalizar a ligação, proteger o ficheiro com uma palavra-passe e atribuir-lhe um título, se quiser.
Copie a ligação e envie-a ao destinatário.
É importante notar que, embora os processos sejam semelhantes, nem todos os serviços de partilha de ficheiros são iguais no que diz respeito às funcionalidades. A maioria impõe limites ao tamanho dos arquivos que podem ser enviados gratuitamente, oferece proteção por palavra-passe e personalização de ligações apenas nos planos pagos ou nas subscrições premium e financiam os seus serviços com publicidade intrusiva.
No entanto, o Smash é diferente. Este serviço não só permite enviar arquivos de qualquer tamanho gratuitamente, como também oferece a possibilidade de proteger a transferência com uma palavra-passe, personalizar a ligação de partilha e enviar automaticamente uma notificação por email para o destinatário. E tudo isto sem custos adicionais. O Smash é uma solução rápida, fácil de utilizar, fiável e segura, para além de ser ecológica. O que mais se pode pedir a um serviço de transferência de ficheiros?
Vantagens: partilhar arquivos com o Smash é um processo fácil, rápido, fiável e seguro. Escolha o serviço certo (o Smash!) e poderá personalizar a ligação de partilha, proteger a transferência com palavra-passe e oferecer ao destinatário a possibilidade de aceder a uma pré-visualização da gravação enviada.
Desvantagens: alguns serviços de transferência de arquivos impõem limites rígidos ao tamanho das gravações de vídeo. O envio será rejeitado se os arquivos forem demasiado grandes. Neste caso, tem apenas duas opções: pagar uma subscrição mensal ou anual para enviar as gravações ou não as enviar de todo.
3. Transferir gravações com um serviço de partilha de vídeos
Os serviços de partilha de vídeos são uma excelente forma de fazer chegar as gravações das suas videoconferências a um público tão vasto quanto possível. Em vez de partilhá-las com uma pessoa que faltou à reunião (o Carlos!) ou com um pequeno grupo, os serviços de partilha de vídeos permitem-lhe apresentar as suas gravações a uma audiência de dezenas, centenas ou mesmo milhões de pessoas!
Para ilustrar o funcionamento destas plataformas, vejamos o exemplo de um serviço como o YouTube, cujo o processo de carregamento e partilha de conteúdo representa as diferentes alternativas existentes no setor:
Aceda ao YouTube e inicie sessão.
Carregue o ficheiro no seu canal.
Preencha os metadados e não se esqueça de adicionar um título e uma descrição apelativos.
Escolha a definição de privacidade do seu vídeo entre Público, Privado e Não listado.
Quando o vídeo tiver terminado de ser processado e estiver acessível na web, partilhe a ligação.
Talvez o passo mais importante do processo, tanto no YouTube como noutros websites da concorrência como o Daily Motion e o Vimeo, seja a configuração da privacidade. Por exemplo, se configurar a opção de partilha de vídeos como público, qualquer pessoa que localize os seus vídeos poderá vê-los.
Isto pode ser ótimo se for a gravação do webinar de uma equipa de marketing para captar clientes, mas é potencialmente perigoso se se tratar de uma chamada confidencial interna de uma organização.
Os serviços de partilha de vídeos esforçam-se para que os conteúdos que alojam sejam fáceis de localizar e que as pessoas os visualizem com o objetivo de aumentar as receitas de publicidade. Embora ser uma estrela do YouTube possa ser divertido para alguns, terá de considerar se este é o público com quem quer realmente partilhar as suas gravações.
Vantagens: o processo é fácil e relativamente rápido (dependendo da sua velocidade de carregamento de dados) e permite-lhe extrair as gravações do disco rígido do seu dispositivo e guardá-las na nuvem para partilhá-las de forma gratuita e permanente.
Hoje em dia, todos sabem como aceder e partilhar vídeos do YouTube, pelo que é fácil voltar a compartilhá-los no futuro sem ser necessário transferir novamente os ficheiros originais.
Desvantagens: não pagar para alojar conteúdo na nuvem significa que o produto é o criador dos vídeos, ou pelo menos, a sua gravação, pelo que é de esperar que os vídeos contenham publicidade, que possam ser transferidos, distribuídos a grande escala e que permanecerão na internet para sempre.
A configuração incorreta das definições de privacidade poderá causar a perda do controlo da divulgação das gravações.
Conclusão: a melhor maneira de enviar gravações de videoconferências
É fácil partilhar gravações de videoconferências através do aplicativo com o qual gravou a interação além de ser uma funcionalidade que está integrada nas plataformas correspondentes. Outra alternativa é mandar as gravações através de um serviço de partilha de vídeos para que as gravações de videoconferências sejam acessíveis a todos, se é isso que pretende.
No entanto, o ideal é optar por um serviço de transferência de ficheiros, uma vez que oferece a combinação perfeita entre simplicidade, rapidez, segurança, eficácia e fiabilidade. E qual é o melhor serviço de transferência de arquivos? A resposta é simples: o Smash.
O Smash é uma solução rápida, fiável, segura e gratuita que permite transferir arquivos de qualquer tamanho para qualquer pessoa sem qualquer custo. Além disso, oferece funcionalidades como proteção por palavra-passe e personalização das ligações do conteúdo transferido.
Os destinatários podem aceder a uma pré-visualização dos arquivos enviados para se certificarem de que estão a transferir a gravação da reunião correta. O remetente não será obrigado a pagar uma subscrição mensal ou anual para partilhar os respetivos vídeos.
Precisa de enviar gravações de videoconferências?
Utilize o Smash: não há limites de tamanho de ficheiro e é simples, rápido, seguro e gratuito.
Perguntas frequentes
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Embora seja uma opção, a maioria destes serviços impõe limites rígidos ao tamanho das gravações que armazenam em cada nível de pagamento e ao período máximo de armazenamento desses ficheiros. Se os seus arquivos estiverem armazenados na nuvem de terceiros, poderá perder o acesso aos mesmos um dia. Certifique-se de que compreende as regras aplicáveis pelo Google, Zoom, Microsoft e GoToMeeting quando armazenar os arquivos e partilhá-los.
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Não acredite apenas na nossa palavra: consulte esta comparação de serviços alternativos de transferência de ficheiros e verá que o Smash está muito à frente no que diz respeito ao tamanho dos ficheiros que permite transferir gratuitamente (sem limites), funcionalidades de segurança (proteção por palavra-passe e protocolos de encriptação) e opções de personalização.
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O YouTube e outras plataformas de partilha de vídeos facilitam o carregamento e o envio de vídeos, bem como a sua eliminação. No entanto, também é fácil que qualquer pessoa que encontre as suas gravações de vídeo "as extraíam" do YouTube e guardem uma cópia. Uma vez publicados no YouTube, e independentemente de ter configurado a sua privacidade como “público” ou não, os seus vídeos estarão acessíveis a qualquer pessoa para sempre.
