EN ESTA GUÍA, VAS A LEER LAS 4 OPCIONES PARA ENVIAR UN POWERPOINT GRANDE POR CORREO ELECTRÓNICO:

4. Enviar un enlace al archivo en el Cloud

Los archivos de PowerPoint suelen empezar siendo sencillos: un poco de texto, un par de imágenes y una pequeña animación.

Pero con la misma frecuencia se descontrolan. Optas por imágenes de alta calidad y sólo las recortas dentro de la cubierta, añades algo de vídeo, añades un poco de audio y, de repente, tu sencilla presentación de PowerPoint se convierte en un monstruo. Claro, tiene un aspecto increíble, pero ¿cómo puedes compartir un archivo tan grande con tu equipo? La mayoría de los servicios de correo electrónico no te permiten enviar un archivo de gran tamaño por correo electrónico, así que, ¿cómo puedes llevarlo a donde haga falta?

Estas son las cuatro mejores formas de enviar por correo electrónico un archivo PowerPoint de gran tamaño.

1. Envía tu powerpoint grande con un servicio de transferencia de archivos en línea como Smash

Si está buscando una forma de enviar por correo electrónico un archivo PPT grande que sea gratuita, fácil, rápida, segura y fiable, entonces Smash es tu mejor opción (¡y claramente también la mejor alternativa a WeTransfer!).

El servicio de transferencia de archivos Smash le permite cargar su presentación de PowerPoint rápidamente. He aquí cómo hacerlo:

Visitar el sitio web de Smash
Hacer clic en el icono del centro de la página y seleccionar tu archivo del escritorio
Introducir tu dirección de correo electrónico y hacer clic en Obtener un enlace

o Si lo desea, también puede personalizar el enlace, proteger el archivo con una contraseña y darle un título.

Copiar el enlace y envíarlo a tu destinatario

Cuando les llegue el enlace, sólo tendrán que hacer clic en él y descargar los archivos a través del enlace de transferencia. Los costes de almacenamiento de archivos se ahorran tanto para el remitente como para el destinatario, ya que ninguno de los dos almacenará los archivos en su servidor de correo electrónico.

No hay límites en el tamaño del archivo que envías, y se carga en un servidor geográficamente cercano, por lo que las cargas y descargas están optimizadas. Por último, como envías el archivo PPT real, podrás mantener todas esas transiciones y animaciones que probablemente te pasaste demasiado tiempo añadiendo a la presentación a última hora de la noche.

Smash está disponible en cualquier navegador, a través de aplicaciones dedicadas para iOS y Android para compartir un enlace a un mazo sobre la marcha, y a través de una aplicación para MacOS, también.

Desde hace poco, Smash permite enviar archivos de cualquier tamaño por correo electrónico, sin salir de Outlook, gracias a su Smash complemento para Outlook. ¡Se acabaron las restricciones de tamaño de los archivos adjuntos!

Existe incluso una API para desarrolladores encargada de garantizar que los equipos puedan compartir fácilmente sus presentaciones PPT mediante flujos de trabajo integrados.

2. Convierte tus PPT pesados y envíalos como PDF

Microsoft facilita la exportación de presentaciones de PowerPoint a diferentes formatos. Algunos de ellos, como los formatos de vídeo, no te ayudarán necesariamente a reducir el tamaño del archivo para que un servicio de correo electrónico esté encantado de adjuntarlo. Pero, ¿exportar tu presentación a un PDF? Puede funcionar.

Para exportar como PDF simplemente:

Haga clic en el menú Archivo
Seleccione Exportar como o Guardar como
Elija la opción de exportación a PDF, un nombre para el archivo y haga clic en exportar/guardar.

Sin embargo, hay un par de inconvenientes. En primer lugar, al exportar a PDF se pierden todos los elementos de acción de las diapositivas. Las transiciones, animaciones y elementos de audio o vídeo se perderán al exportar a un formato de archivo estático como PDF. Por otro lado, si exportas sólo las diapositivas, perderás las notas que hayas tomado para ayudar a presentar el mazo, y aunque también puedes exportar a PDF con notas, esto puede resultar poco atractivo.

Sin embargo, lo peor de todo es que todas esas imágenes de alta calidad no siempre permiten exportar archivos PDF pequeños, y puede que tengas que aplicar un filtro a la exportación para reducirla a un tamaño que puedas enviar por correo electrónico con facilidad. Si reduces la calidad de un archivo y luego vuelves a reducirla, los resultados pueden ser de baja calidad, lo que no es lo mejor cuando lo que quieres es impresionar.

3. Comprima su archivo Powerpoint

Comparte un enlace de tu Powerpoint en One Drive

Cuando un archivo es demasiado grande para enviarlo por correo electrónico, mucha gente te dirá "comprímelo". No, no están siendo groseros ni diciéndote que te calles, sino que te animan a comprimir el archivo con el objetivo de que sea lo suficientemente pequeño como para adjuntarlo a un correo electrónico. Para conseguirlo, sigue estos pasos:

Seleccione el archivo o archivos que desea comprimir en su escritorio
Cualquiera:

a. haga clic con el botón derecho y seleccione comprimir

b. arrastre y suelte los archivos seleccionados en su aplicación de compresión y, a continuación, pulse comprimir/zip.

3. Adjunta el archivo comprimido a tu correo electrónico o colócalo en tu mensaje instantáneo

Comprimir un archivo puede reducir su tamaño para adjuntarlo a un mensaje de correo electrónico y enviarlo a su destinatario. Es rápido, fácil e integrado en sistemas operativos como MacOS. Pero también es un riesgo: comprimir un archivo, enviarlo por correo electrónico y luego descomprimirlo en otro ordenador puede afectar al archivo, e incluso podría quedar inutilizable en el otro extremo. Cuando has invertido tiempo, esfuerzo y dinero en tus presentaciones, ¿realmente quieres enviar una versión comprimida a alguien y esperar que no acabe dañada? Probablemente no.

4. Envíe un enlace a su ppt grande con One Drive u otros Cloud Storages

Si le preguntas a Microsoft, la gente detrás de PowerPoint, este es el medio preferido para compartir un archivo PPT cuando es demasiado grande para adjuntarlo a un correo electrónico. Los usuarios de Microsoft Office 365 tienen acceso a One Drive, donde es sencillo almacenar archivos tanto si se crean en el navegador como en un escritorio. Simplemente:

Abra su carpeta de almacenamiento One Drive o Sharepoint cloud en una ventana del navegador.
Seleccione el archivo y haga clic en Compartir
Copie el enlace y envíelo a su destinatario

Fácil, ¿verdad? Casi.

Hay un par de pegas con todos estos servicios de cloud , incluido One Drive: el espacio y el acceso.

Si utilizas mucho PPT y otros productos del paquete Office, con el tiempo te encontrarás con problemas de espacio de almacenamiento en cloud . Si creas archivos PPT de gran tamaño con regularidad, ese "en algún momento" llegará antes de lo que te gustaría. Si te quedas sin espacio porque tus archivos PPT son demasiado grandes, acabarás pagando por más espacio o no podrás compartirlos.

Y luego está el acceso. Microsoft advierte de que para enviar un enlace a un archivo alojado en cloud es necesario que el destinatario tenga acceso al archivo en ese servidor cloud . Tendrás que ajustar los permisos y esperar haber marcado la casilla correcta: ¿podrá el destinatario ver, sugerir, editar o descargar el archivo?

En resumen, enviar ese enlace cloud puede ser fácil, pero también puede generar algunos quebraderos de cabeza.

Cómo enviar por correo electrónico Powerpoints de gran tamaño : Conclusión

La forma más fácil y rápida de enviar un archivo PowerPoint de gran tamaño por correo electrónico es Smashsin lugar a dudas.

Smash no comprime el archivo, no elimina elementos de audio y vídeo, no suprime animaciones ni transiciones, ni presenta las notas como feos subproductos del deck. Smash hace llegar el archivo al destinatario exactamente como usted lo creó, y lo hace de forma rápida, segura y fiable, sin preocuparse de que el archivo sea demasiado grande. Si puedes subirlo, Smash lo llevará a donde tenga que ir.

Puedes empezar a utilizar Smash hoy mismo de forma gratuita: no hay límites de tamaño de archivo y está disponible desde cualquier dispositivo. Y si transferir o cargar presentaciones de PowerPoint de gran tamaño forma parte del flujo de trabajo habitual del que eres responsable, echa un vistazo a la APISmash : cinco líneas de código, unos minutos de integración y listo. Pruébelo durante 14 días gratis, ni siquiera necesita una tarjeta de crédito para empezar.