Cómo enviar grabaciones de reuniones virtuales y videoconferencias
Las grabaciones de reuniones virtuales y videoconferencias pueden ser un material delicado que requiere una difusión segura y oportuna en un entorno profesional. Smash es el mejor servicio para compartir vídeos y constituye una solución rápida, segura, fiable, sencilla y gratuita para enviar los vídeos de las reuniones grabadas con diversas plataformas.
EN ESTA GUÍA TE EXPLICAMOS 3 OPCIONES PARA ENVIAR UNA GRABACIÓN DE UNA REUNIÓN VIRTUAL O VIDECONFERENCIA:
2. Enviar la grabación a través de un servicio de transferencia de archivos
3. Compartir la reunión grabada subiéndola a una plataforma de difusión de vídeos
Hace algún tiempo, mantener reuniones virtuales o realizar llamadas por videoconferencia parecía cosa de ciencia ficción. Sin embargo, a día de hoy estas prácticas se han convertido en una forma de interacción habitual y cotidiana gracias a las múltiples herramientas de reuniones por videollamada que existen.
En este artículo te ofrecemos una serie de recomendaciones para difundir las grabaciones de las reuniones llevadas a cabo con las cuatro plataformas de videoconferencia más conocidas y utilizadas.
Enviar grabaciones de Teams
La funcionalidad de videoconferencia de Microsoft Teams es una de las más utilizadas de esta plataforma que casi 300 millones de profesionales usan habitualmente durante su jornada laboral. Enviar grabaciones de reuniones desde Teams es bastante fácil, aunque antes tendrías que decidir si quieres mandar estos archivos de vídeo de gran tamaño a una persona interna o externa a tu organización.
Enviar grabaciones de Zoom
Zoom es un servicio estadounidense de organización de reuniones virtuales por videoconferencia que alcanzó una popularidad máxima a raíz de la pandemia de COVID-19. Una vez grabada la reunión en esta plataforma, solo hay que seguir tres pasos para poder enviar la grabación desde Zoom a cualquier persona que queramos.
Enviar grabaciones de GoTo Meeting
GoTo Meeting es uno de los servicios de videoconferencia más conocidos del mundo. Si quieres enviar grabaciones de reuniones desde GoTo Meeting, tienes a tu disposición cuatro opciones distintas a cuál más fácil y rápida.
Enviar grabaciones de Google Meet
Meet es la plataforma de videoconferencia propiedad de Google y, por ende, una de las más famosas y utilizadas con fines tanto personales como profesionales. Compartir grabaciones de reuniones desde Google Meet te resultará sencillo si recurres a una de las tres mejores alternativas para difundir la grabación de una reunión virtual que hemos seleccionado para ti y que te contamos más adelante.
El problema a la hora de mandar grabaciones de reuniones por videollamada suele ser el siguiente: ¿cómo hago para enviar un archivo de vídeo tan grande? Si sigues leyendo, te lo explicamos.
Dificultades para enviar archivos pesados de grabaciones de videoconferencias o reuniones virtuales
Intentar hacer una lista de todas las herramientas de videoconferencia que existen nos llevaría bastante tiempo. Aparte de las plataformas más famosas de los gigantes de la tecnología como Google (Meet), Microsoft (Teams) y Zoom, hay multitud de aplicaciones diferentes que posibilitan la organización de videoconferencias o reuniones virtuales mediante llamadas individuales o grupales.
Ejemplos de estas nuevas herramientas son las denominadas “juntas” de Slack o la funcionalidad de videochat nativa del servicio de mensajería Discord, otra de las plataformas en auge del sector. En un mundo globalizado en que el teletrabajo y las teleconferencias se han convertido en la nueva normalidad, casi todas las personas se han acostumbrado a conversar cara a cara con cualquiera sin necesidad de compartir espacio físico.
Cómo enviar la grabación de una reunión virtual por correo electrónico
Pese a que mantener reuniones virtuales constituye una práctica de lo más habitual a día de hoy, difundir las grabaciones de esas videoconferencias entre personas externas a la organización puede ser a veces un engorro, y no solo porque el despistado de José Luis, del Departamento de Contabilidad, se perdiera la reunión y te haya mandado ya tres correos electrónicos en la última hora pidiéndote el enlace a la videollamada, sino también porque los archivos de vídeo de esas grabaciones son demasiado grandes para adjuntarlos a un email. Y es que el aumento exponencial de la calidad de imagen del software de organización de videoconferencias, actualmente capaz de grabar vídeo de alta definición (HD), suele conllevar también un incremento del tamaño de los archivos de las grabaciones de las reuniones.
Si te interesa saber cuál es la mejor solución para compartir archivos grandes de 500 MB o 1 GB, a fin de que puedas enviar la grabación de tus reuniones y quitarte por fin de encima al pesado de José Luis, te invitamos a seguir leyendo este artículo.
Tres formas de enviar una grabación de una reunión virtual o videoconferencia a personas externas a tu organización
Hay tres maneras muy sencillas de mandar los archivos pesados de tus grabaciones de reuniones por videoconferencia:
Utilizar la funcionalidad para compartir la grabación integrada en la aplicación de videollamada que uses.
Enviar la grabación mediante un servicio de transferencia de archivos.
Compartir la reunión grabada subiéndola a una plataforma de difusión de vídeos.
A continuación analizaremos cada una de ellas, explicando su funcionamiento e indicando sus respectivas ventajas e inconvenientes.
1. Uso de la funcionalidad para compartir grabaciones integrada en las aplicaciones de videollamada
Casi todas las aplicaciones de videollamadas ofrecen la posibilidad de guardar una grabación de la llamada, ya sea en el propio dispositivo o en la nube, y difundirla mediante una funcionalidad integrada para compartir archivos. Aunque el procedimiento puede variar dependiendo de la aplicación y de sus características específicas, normalmente te encontrarás con una serie de pasos parecidos a los que siguen los usuarios de Google Meet para enviar sus grabaciones desde Google Drive:
Localiza la grabación de la videoconferencia o reunión virtual en la carpeta de Google Drive Mi unidad > Grabaciones de Meet.
Selecciona el archivo haciendo clic sobre él con el botón derecho del ratón y elige la opción Compartir.
Escoge entre enviar un enlace por correo electrónico desde Google Drive o hacer clic en el icono de Enlace para copiarlo en un email o mensaje instantáneo.
Una vez que reciba el enlace de la grabación, la persona destinataria podrá descargar el archivo y reproducirlo en su dispositivo o visualizarlo en su navegador. Al igual que otros proveedores de este tipo de servicios, como Microsoft y Zoom, Google recomienda descargar el archivo para su reproducción local, sobre todo en el caso de aquellas grabaciones de reuniones más largas con archivos más pesados.
Ventajas: Este método permite difundir las grabaciones de reuniones o videoconferencias de forma fácil y rápida, aprovechando el espacio en la nube que probablemente ya estés pagando.
Inconvenientes: Tendrás que sufragar el coste del espacio de almacenamiento de la grabación y, cuando se agote, dejarás de poder compartir las grabaciones (de hecho, es posible que tampoco puedas realizar nuevas grabaciones).
2. Enviar grabaciones de reuniones a través de un servicio de transferencia de archivos
Un servicio de transferencia de archivos es una aplicación específicamente diseñada para aquellos usuarios que necesiten intercambiar archivos o enviar archivos pesados de un dispositivo a otro. Su razón de ser estriba en el restrictivo límite de tamaño de archivos adjuntos impuesto por los servicios de correo electrónico (que suele situarse en torno a los 20 MB o 25 MB). Cualquier archivo cuyo tamaño exceda este límite es imposible de mandar por email, lo que convierte el envío de las grabaciones de videoconferencias y reuniones virtuales (que suelen ocupar entre 250 MB y 2 GB) en todo un quebradero de cabeza, a menos que se recurra a este tipo de servicios de intercambio de archivos para transferirlas.
Aunque cada servicio de transferencia de archivos sigue su propio proceso, en general estos servicios de intercambio de archivos son bastante similares: el procedimiento consiste en hacer clic, seleccionar, generar un enlace y copiarlo en un correo electrónico o mensaje instantáneo. En el caso de Smash, el funcionamiento es el siguiente:
Accede al sitio web de Smash
Haz clic en el icono del centro de la página y selecciona tu archivo en tu dispositivo.
Introduce tu dirección de correo electrónico y haz clic en Consigue un enlace.
Si quieres, también puedes personalizar el enlace, proteger el archivo con contraseña y ponerle título.
Copia el enlace y envíaselo a la persona destinataria.
Es importante tener en cuenta que, aunque los procesos de las plataformas de intercambio de archivos en general sean similares, no todos los servicios de transferencia de archivos ofrecen las mismas funcionalidades ni tienen las mismas prestaciones. La mayoría de ellos imponen límites de tamaño de archivo para su envío gratuito, ofrecen protección por contraseña y opciones de personalización de enlaces exclusivamente en los planes de pago o suscripciones premium y financian el servicio con publicidad intrusiva.
¡Pero Smash es diferente! Este servicio, no solo te permite enviar archivos grandes gratis sea cual sea su tamaño, sino que también te ofrece la posibilidad de proteger la transferencia con contraseña, personalizar el enlace para compartir el archivo y enviar automáticamente una notificación por correo electrónico a la persona destinataria. Todo ello sin coste extra. Smash es una solución rápida, fácil de usar, fiable, segura y respetuosa con el medio ambiente. ¿Qué más se puede pedir a un servicio de intercambio de archivos?
Ventajas: Compartir archivos grandes con este tipo de servicios es un proceso fácil, rápido, fiable y seguro. La cuestión es elegir el servicio adecuado. Con Smash acertarás siempre: podrás personalizar el enlace, proteger la transferencia con contraseña y ofrecer a la persona destinataria la posibilidad de acceder a una vista previa de la grabación que le envíes gracias a la funcionalidad de previsualización de archivos de Smash. ¡Y sin pagar ni un céntimo!
Inconvenientes: Algunos servicios de intercambio de archivos impondrán estrictos límites de tamaño para transferir tus grabaciones de reuniones. Si el archivo pesa demasiado, rechazarán el envío y tendrás solamente dos opciones: contratar una suscripción mensual o anual de pago para mandar la grabación, o quedarte sin poder enviarla.
3. Compartir una reunión grabada subiéndola a una plataforma de difusión de vídeos
Las plataformas de vídeo son una manera estupenda de hacer llegar la grabación de tu reunión virtual o videoconferencia a un público lo más amplio posible. En lugar de compartirla exclusivamente con la persona que se perdió la reunión (¡nuestro querido José Luis, recuerda!) o difundirla dentro de un grupo reducido de personas, los servicios de difusión de vídeos te permiten hacer llegar tu grabación a una audiencia de decenas, cientos o incluso millones de personas. Para ilustrar el funcionamiento de estas plataformas para compartir vídeos, tomemos como ejemplo un servicio como YouTube, cuyo proceso de subida y difusión de contenido videográfico es suficientemente representativo de las alternativas existentes en el sector:
Accede a YouTube e inicia sesión.
Sube el archivo de tu grabación a tu canal.
Rellena los metadatos y recuerda añadir un título y una descripción que resulten llamativos.
Elige la configuración de privacidad de tu vídeo (público, privado y no listado).
Cuando el vídeo haya terminado de procesarse y esté colgado y accesible en la web, solamente quedará compartir el enlace.
Quizá el paso más importante del proceso, tanto con YouTube como con otros sitios web de la competencia (por ejemplo, Daily Motion y Vimeo), sea la configuración de privacidad. Si configuras estos ajustes en la opción de compartir el vídeo como público, cualquier persona que localice tu vídeo podrá verlo, cosa que puede estar muy bien si hablamos de la grabación de un seminario web de un equipo de marketing para captar clientes potenciales pero que puede ser un problema peliagudo si se trata de una videollamada confidencial interna de una organización.
Los servicios de difusión de vídeos se esfuerzan considerablemente por lograr que los contenidos que albergan resulten fáciles de localizar y que la gente siga visualizándolos con el fin de incrementar los apetitosos ingresos que reciben por publicidad: aunque convertirse en una estrella de YouTube puede ser divertido para algunos, tendrás que plantearte si este es el tipo de público al que quieres orientarte a la hora de subir tus grabaciones.
Ventajas: El proceso es sencillo y relativamente rápido (dependiendo de tu velocidad de subida de datos) y te permite extraer la grabación del disco duro de tu dispositivo y guardarla en la nube para compartirla gratis permanentemente. Hoy en día, todo el mundo sabe cómo acceder a vídeos de YouTube y compartirlos, por lo que será fácil volver a difundirlos más adelante sin tener que transferir de nuevo el archivo original.
Inconvenientes: No pagar por alojar tu contenido en la nube significa que el producto eres tú (o tu grabación, al menos), por lo que cabe esperar que tu vídeo contenga publicidad, que se pueda descargar, que se distribuya ampliamente a gran escala y que permanezca en internet para siempre, quieras o no. Si no configuras bien los ajustes de privacidad, podrías perder por completo el control de la difusión de tu grabación.
Conclusión: la mejor manera de enviar una grabación de una reunión o videoconferencia
Compartir grabaciones de videoconferencias a través de la aplicación con la que se haya grabado la interacción es fácil y una funcionalidad que suele venir integrada en las correspondientes plataformas. Otra alternativa útil es difundir la grabación a través de un servicio de difusión de vídeo para que tu reunión por videollamada esté accesible a todo el mundo, si es eso lo que quieres.
No obstante, lo ideal es optar por un servicio de transferencia de archivos, ya que este tipo de soluciones de intercambio de archivos ofrece la combinación perfecta entre sencillez y rapidez, por un lado, y seguridad, eficacia y fiabilidad, por otro. ¿Y cuál es el mejor servicio de transferencia de archivos? La respuesta es muy fácil: Smash.
Smash es una solución rápida, fiable, segura y gratuita para transferir archivos grandes de cualquier tamaño a cualquier persona sin costo alguno y que, además, ofrece gratis de serie funcionalidades como la protección con contraseña de las transferencias y la personalización de los enlaces al contenido transferido.
Con Smash, las personas destinatarias podrán previsualizar los archivos enviados para acceder a una vista previa del contenido y asegurarse de descargar la grabación de la reunión correcta, y tú no te verás en la obligación de pagar una suscripción mensual o anual para difundir un vídeo que ya es de tu propiedad.
¿Necesitas compartir grabaciones de reuniones y videoconferencias?
Utiliza Smash: una solución para enviar tus grabaciones de videollamadas y reuniones virtuales sin límite de tamaño de archivo, sencilla, rápida, segura y gratuita.
Preguntas frecuentes
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Aunque desde luego es una opción, la mayoría de estos servicios imponen estrictos límites de tamaño de archivo para enviar las grabaciones guardadas en función de cada modalidad de pago, así como un período máximo de almacenamiento de esas grabaciones. Si tu archivo se almacena en la nube de un tercero, puede que algún día deje de estar accesible para ti. Asegúrate de conocer bien las condiciones aplicables por Google, Zoom, Microsoft y GoTo Meeting a la hora de almacenar archivos en la nube y compartirlos.
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Por supuesto, no te pedimos que te fíes ciegamente de nuestra palabra: consulta esta comparativa de servicios alternativos de transferencia de archivos y verás que Smash se lleva la palma en cuanto al tamaño de los archivos que permite transferir gratis (ilimitado), las funcionalidades de seguridad que ofrece (protección con contraseña y protocolos de cifrado) y las opciones de personalización.
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YouTube y otras plataformas similares de difusión de vídeos facilitan el proceso de subir y compartir contenido videográfico, así como el de eliminarlo después. Sin embargo, también es igual de fácil que cualquiera que encuentre tu grabación de vídeo la "extraiga" de YouTube y se guarde una copia. Una vez publicado tu vídeo en YouTube, e independientemente de que hayas configurado su privacidad como “público” o “no listado”, la grabación estará accesible a cualquier persona para siempre.
