Come inviare file di grandi dimensioni tramite Microsoft Exchange?
Avete bisogno di inviare file di grandi dimensioni attraverso la soluzione di posta elettronica più comune per le aziende, Microsoft Exchange? Grazie al servizio di trasferimento file di Smash , i vostri file vengono inviati senza limiti di dimensione, in totale sicurezza.
Per trasferimenti ancora più semplici, potete consultare il Smash plugin per Outlook.
IN QUESTA GUIDA LEGGERETE 4 MODI PER INVIARE FILE DI GRANDI DIMENSIONI CON MICROSOFT EXCHANGE:
1. Invio di un file di grandi dimensioni con il plugin Smash Email
2. Invio di un file di grandi dimensioni con il servizio di trasferimento file Smash
3. Invio di un file di grandi dimensioni con il servizio di trasferimento file WeTransfer
4. Invio di un file di grandi dimensioni con il servizio di archiviazione file di Google Drive
Inviare un file di grandi dimensioni via e-mail può essere una seccatura, sia che si tratti di un video da condividere con parenti e amici, sia che si tratti di un importante file PowerPoint da condividere con i colleghi di lavoro. Che si tratti di trasferire un file di grandi dimensioni tramite Outlook in ufficio o di inviare un file di grandi dimensioni tramite Hotmail dopo l'orario di lavoro, la sfida è la stessa: come superare i limiti di dimensione dei file allegati che rendono difficile la condivisione di qualsiasi cosa più grande di qualche decina di megabyte in un'e-mail?
Poiché Microsoft Exchange è uno degli account di posta elettronica di lavoro e scolastici più diffusi al mondo, in questo articolo illustriamo quattro modi per inviare un file di grandi dimensioni tramite Microsoft Exchange senza incorrere in problemi con il client di posta elettronica o con il reparto IT dell'azienda.
Quattro modi per inviare file di grandi dimensioni con Microsoft Exchange
Il modo più semplice per inviare un file con un account di posta elettronica Microsoft Exchange è allegarlo all'e-mail. Bastano un paio di clic per far arrivare il file a destinazione, senza doversi preoccupare di nient'altro. Ma se il file è troppo grande per essere allegato - e se state leggendo questo articolo probabilmente lo è - ci sono ancora delle opzioni da esplorare. Le quattro che prenderemo in considerazione qui sono:
Invio del file con il plugin Smash
Invio del file con il servizio di trasferimento file Smash
Invio del file con il servizio di trasferimento file WeTransfer
Invio del file con il servizio di archiviazione file di Google Drive
1. Invio di un file di grandi dimensioni con il plugin Smash Email
Utilizzando il plugin per la posta elettronica Smash potrete dire addio ai vincoli di dimensione e alle limitazioni imposte dall'amministratore del server Microsoft Exchange al vostro account di posta elettronica. Con il plugin Smash è possibile inviare qualsiasi tipo di file senza limiti di dimensione con un paio di clic, essere informati quando il destinatario scarica il file e tutto questo riducendo la propria impronta ecologica. Una volta installato il plugin dal Microsoft Store, inviare un file è un gioco da ragazzi:
Fare clic sull'icona Smash per allegare il file.
Selezionate o trascinate i file da inviare.
Se lo si desidera, è possibile configurare il trasferimento personalizzando l'URL, il periodo di disponibilità del file, aggiungere la protezione con password, le notifiche di download e offrire le anteprime dei file.
Fare clic su OK e, al termine del caricamento, fare clic su Inserisci link per aggiungere l'URL all'e-mail.
Per utilizzare il plugin è necessario disporre di un account Microsoft Outlook e di un account Smash , ma la facilità d'uso ne vale la pena. Il flusso di lavoro è fluido, il link personalizzato è un ottimo modo per costruire l'immagine del vostro marchio e le funzioni di sicurezza fornite di serie vi permettono di essere certi che i vostri dati siano al sicuro, end-to-end. Infine, poiché i file non vengono archiviati in modo permanente sui server di entrambe le estremità dello scambio di e-mail, l'impronta di carbonio del trasferimento è significativamente ridotta: non solo per voi, ma anche per il pianeta!
2. Invio di un file di grandi dimensioni con il servizio di trasferimento file Smash
Se non avete un account Outlook e se non avete ancora sottoscritto un account Smash , potete comunque utilizzare il servizio basato sul Web di Smash per inviare file di grandi dimensioni con Microsoft Exchange. Smash è uno dei principali servizi di trasferimento di file ed è stato creato appositamente per inviare file di grandi dimensioni con facilità. Utilizzando il portale web, bastano un paio di clic per inviare un file di qualsiasi tipo e di qualsiasi dimensione a chiunque, ovunque. È il non plus ultra della tecnologia di trasferimento dei file, ed ecco come funziona:
Vai al Smash sito web
Fare clic sull'icona al centro della pagina e selezionare il file dal desktop.
Inserite il vostro indirizzo e-mail e fate clic su Ottieni un link
(Se volete, potete anche personalizzare il link, proteggere il file con una password e dargli un titolo).
Copiate il link nella vostra e-mail
A differenza del plugin di posta elettronica Smash , non è necessario un account Outlook e nemmeno un account Smash per utilizzare il portale web e inviare file di grandi dimensioni tramite il server Microsoft Exchange. Non ci sono limiti alle dimensioni dei file inviati e tutte le funzioni di sicurezza (protezione con password e crittografia end-to-end dei file) sono di serie. Si ottengono anche le credenziali verdi che si sono dimostrate così preziose per gli utenti del plugin di posta elettronica, anche se è necessario fare un po' più di clic al di fuori del client di posta elettronica.
3. Invio di un file di grandi dimensioni con il servizio di trasferimento file WeTransfer
Smash è forse il principale servizio di trasferimento di file, ma non è l'unico. Un concorrente con una base di utenti consolidata è WeTransfer e la sua offerta per l'invio di file di grandi dimensioni attraverso un server Microsoft Exchange merita di essere presa in considerazione. Come altri servizi di trasferimento file, tra cui Smash, l'interfaccia utente è semplice e facile da capire. Ecco come inviare un file di grandi dimensioni con WeTransfer:
Andate al sito web di WeTransfer
Fare clic sull'icona più per caricare il file
Selezionate Ottenere un link dal menu "tre punti" in basso a sinistra del modulo web.
Una volta completato il caricamento, copiate il link nella vostra e-mail.
È facile da usare, ma non è certo il nostro servizio di trasferimento file preferito. Lo svantaggio maggiore, forse, è che è necessario un account a pagamento per inviare un file di dimensioni superiori a 2 GB. Con prezzi che partono da 12 euro al mese o 120 euro all'anno per il livello di pagamento più basso, potrebbe essere un investimento eccessivo solo per inviare un singolo file a un collega o a un amico. Anche se il file è più piccolo di 2 GB, l'account gratuito non offre trasferimenti protetti da password e tutti i trasferimenti scadono dopo un paio di giorni, a meno che non si paghi. Sebbene non si tratti di archiviare i file per sempre su un server (il che è positivo per il pianeta), il costo dell'operazione potrebbe risultare eccessivo per molti.
4. Invio di un file di grandi dimensioni con il servizio di archiviazione file di Google Drive
Smash e WeTransfer sono stati creati appositamente per condividere file di grandi dimensioni con altre persone, ma questo non significa che siano le uniche opzioni per far arrivare i file dove devono essere. Infatti, tutti i servizi di archiviazione di file di grandi dimensioni come Google Drive, Apple iCloud, Microsoft One Drive e persino Dropbox consentono di condividere facilmente i file archiviati nei loro cloud. Google Drive, uno dei leader nei mercati dell'archiviazione dei file per le aziende e le università, è un buon esempio di come sia possibile inviare rapidamente un file con un servizio di archiviazione dei file: ecco come funziona:
Aprire Google Drive in una finestra del browser
Caricare il file su Google Drive
Fare clic con il tasto destro del mouse sul file e scegliere Condividi
Impostare l'accesso al file (limitato, organizzazione o chiunque abbia il link).
Fare clic su Copia link per copiare l'URL di condivisione nel messaggio e-mail.
Il lato positivo è che utilizzare un servizio come Google Drive per inviare un file di grandi dimensioni tramite un messaggio di Microsoft Exchange è relativamente semplice. Sebbene sia necessario un account Google Drive per sfruttare la funzione di condivisione, anche gli account gratuiti dispongono di 15 GB di spazio, per cui, a patto che il file non superi il limite, potrebbe essere una buona opzione. Manca la protezione con password, che viene fornita di serie con Smash e con i piani pad di WeTransfer, e dovrete fare attenzione alle opzioni di accesso per evitare un eccesso di condivisione. Infine, vale la pena notare che, essendo Google Drive un servizio di archiviazione di file, i vostri file rimangono in cloud finché non li cancellate. Questo è utile se avete bisogno di mantenere l'accesso al file a lungo termine, ma ha un prezzo per voi (pagare per l'archiviazione) e per il pianeta (mantenere quel file online per un tempo indeterminato).
Il modo migliore per inviare un file di grandi dimensioni tramite Microsoft Exchange
Confrontando e contrastando i quattro metodi sopra descritti, è chiaro che ci sono alcuni punti di forza.
| Smash Outlook Plugin | Smash FTS |
WeTransfer FTS | Google Drive FSS | |
|---|---|---|---|---|
| Sicurezza | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ❌ | ✅ ✅ ❌ |
| Costo | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ❌ | ✅ ✅ ❌ |
| Velocità | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ |
| Facilità | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ❌ |
| Ambiente | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ❌ ❌ |
Se avete un account Outlook e un account Smash , il plugin per la posta elettronica Smash è la scelta migliore: offre tutte le funzionalità del servizio di trasferimento file Smash sul web, ma tutto avviene nel client di posta elettronica, senza dover cliccare su una nuova finestra.
Online, Smash è in vantaggio rispetto a WeTransfer per quanto riguarda la sicurezza (protezione con password di serie anche sul livello gratuito) e il costo (nessun limite di dimensione dei file, anche sul livello gratuito, mentre WeTransfer ha un limite massimo di 2 GB per gli utenti non a pagamento).
Sia Smash che WeTransfer, tuttavia, sono superiori a Google Drive e ad altri servizi di archiviazione dei file per quanto riguarda la sicurezza, la facilità d'uso (volete davvero scegliere le restrizioni dei file ogni volta che li condividete?) e l'impatto ambientale (il costo in termini di emissioni di anidride carbonica dell'archiviazione indefinita di un file online si fa sentire).
Per ottenere il plugin di posta elettronica Smash per Outlook, recarsi al Microsoft Store - è gratuito! Se preferite il portale web, potete inviare un file di qualsiasi dimensione e di qualsiasi tipo a chiunque su fromsmash.com.
Avete bisogno di inviare file di grandi dimensioni tramite Hotmail?
Utilizzate Smash, senza limiti di dimensione dei file, semplice, veloce, sicuro e gratuito.
Domande frequenti
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Sì! Alcuni studi hanno dimostrato che l'invio di un file di grandi dimensioni con un servizio di trasferimento file come Smash può ridurre le emissioni di anidride carbonica del 90%. ridurre le emissioni di carbonio del 90% rispetto all'invio dello stesso file via e-mail. Quando si invia direttamente un file via e-mail, questo viene copiato nella cartella della posta inviata su un server e un'altra copia viene inviata a una casella di posta e infine a un archivio su un altro server. Mantenere entrambe le copie di quel file a disposizione per un tempo indefinito ha un costo in termini di emissioni di carbonio, che non esiste quando un file viene trasferito con Smash.
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La risposta è: non dovreste! Smash vi permette di inviare gratuitamente un file di qualsiasi dimensione e di qualsiasi tipo a chiunque e ovunque. WeTransfer offre più o meno lo stesso servizio, ma solo per file di dimensioni pari o inferiori a 2 GB. Se avete filmati di alta qualità o una cartella di immagini HD di dimensioni superiori a 2 GB, WeTransfer li invierà per voi a patto che paghiate. Su Smash, potete inviarlo gratuitamente: sempre e ovunque.
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Dietro le quinte è tutto uguale: si ottiene lo stesso livello di sicurezza, si possono proteggere i file con password, si possono personalizzare i link e si può tenere traccia dei download. Non siete mai limitati dal tipo di file che state inviando o dalla dimensione del file che state inviando. Tuttavia, il plugin Smash richiede un account Outlook e un account Smash , senza i quali non è possibile sfruttare appieno i vantaggi del plugin.
